OHSAS 18001:2007 4.4.4 Documentation

OHSAS 18001 : 2007 dan ISO 14001 : 2004 sect 4.4.4

Documentation

Untuk membangun dan mempertahankan serangkaian dokumen yang menggambarkan struktur dan pengoperasian sistem manajemen HSE. Dokumentasi meliputi prosedur manajemen, data dan catatan yang diperlukan dari ISO 14001 : 2004 dan OHSAS 18001 : 2007.

Sistem manajemen HSE termasuk penentuan tingkat dan struktur yang disusun dalam 4 tingkat dokumentasi meliputi ;

LEVEL I

Dokumen ini berisi gambaran dari sistem yang terintegrasi oleh manajemen, profil perusahaan, kebijakan HSE, objektif dan target, flow chart bisnis, persyaratan sistem manajemen HSE, tanggung jawab dalam persyaratan, tanggung jawab dalam kaitannya dengan struktur organisasi perusahaan, HSE manual , HSE dokumen matriks dan indeks referensi silang. 

LEVEL II

Level dokumentasi meliputi prosedur yang menggambarkan operasi sistem manajemen HSE secara sistematis.

LEVEL III

Level dokumentasi yang berkaitan dengan dokumen khusus untuk kegiatan kerja yang sebenarnya. Dokumentasi ini biasanya akan mencakup rencana proyek HSE dan rencana lainnya yang berhubungan.

LEVEL IV

Level ini berhubungan dengan dokumentasi khusus untuk setiap rencana proyek HSE tertentu dan biasanya akan mencakup prosedur khusus, instruksi kerja dan prosedur kerja.

Penentuan, pelaksanaan dan pengendalian dokumentasi sistem manajemen HSE meliputi :

HSE Manual 

• Menyatakan kebijakan perusahaan pada tujuan, sasaran dan menguraikan kontrol manajemen.

• Diperlukan dokumentasi sesuai dengan persyaratan ISO 14001 : 2004 dan OHSAS 18001 : 2007
• HSE Manual meliputi ; 

          - Lingkup sistem manajemen HSE.

          - Prosedur dokumen yang menggambarkan penerapan sistem manajemen HSE.

          - Interaksi proses dalam sistem manajemen HSE.

HSE Procedure

Berkaitan dengan persyaratan ISO 14001 : 2004 dan OHSAS 18001 : 2007 untuk menggambarkan bagaimana komitmen dan implementasi yang diberikan dalam HSE manual. Menentukan HSE prosedur, menerapkan dan memelihara prosedur pengendalian dokumen untuk mendefenisikan tanggung jawab dan otoritas, metode, komunikasi, keputusan dan catatan.

Working Instructions

Menjelaskan bagaimana fungsi operasi tertentu, tanggung jawab dan otoritas, perencanaa, komunikasi, program dan metode kerja. Instruksi kerja dicatat dan digunakan dalam situasi dimana ketidak hadiran dapat mengakibatkan kegagalan untuk mematuhi kebijakan perusahaan, target dan tujuan tertentu.

Record

Rekaman berisi informasi yang berhubungan dengan sistem manajemen HSE untuk menunjukkan kepatuhan terhadap kebijakan, prosedur, aturan hukum dan kebutuhan lainnya. Dokumentasi eksternal termasuk korespondensi dari pihak yang berkepentingan juga dianggap sebagai catatan.

Action Tools

Saran dan rekomendasi untuk membantu pengembangan dan pelaksanaan prosedur berdasarkan referensi dari prosedur HSE, tetapi bukan bagian dari sistem manajemen HSE.

Menentukan, menerapkan dan memelihara prosedur pengendalian dokumen untuk memastikan semua dokumen yang diperlukan, dan untuk memastikan : 

• Dokumen-dokumen tersebut disetujui oleh yang berwenang sebelum diterbitkan.
• meninjau dan me-refisi dokumen secara periodik oleh Internal Audit dan manajemen jika diperlukan dan kembali disetujui oleh pihak yang berwenang.
• Perubahan pada dokumen dan status update revisi harus teridentifikasi.
• Tidak ada penggunaan dokumen usang.
• Dokumen-dokumen usang namun masih disimpan untuk maksud tertentu harus diidentifikasi dengan jelas.
• Dokumen yang berasal dari luar harus diidentifikasi dan dikendalikan distribusinya.

Menentukan, menerapkan dan memelihara prosedur pengendalian catatan :

• Untuk memastikan catatan pelaksanaan sistem manajemen HSE tetap terbaca, mudah diidentifikasi, dan dapat dilindungi dari kerusakan dan kehilangan.
• Untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, revisi, dan disposisi catatan.

Referensi :

- ISO 14001 : 2004, sect. 4.4.4 : Documentation

- OHSAS 18001 : 2007, sect. 4.4.4 : Documentation